Чи можна сплачувати заробітну плату з каси. Видаємо зарплатню з каси: згадуємо, як це було

На кого виписати РКО при виплаті зарплати за відомостями

Оскільки жодних чітких правил щодо того, як оформити РКО при видачі зарплати за відомостями, в зазначенні немає, виходитимемо із загальних правил. Вони такі. У зарплатній відомості є термін дії – максимум 5 робочих днів п. 6.5 Вказівки. Конкретний термін має вказати у відомості директор, виходячи з того, скільки днів необхідно для видачі зарплати всім працівникам (з урахуванням встановлених термінів виплати зарплати, поточних відряджень, відпусток, відгулів тощо). Протягом цього терміну сума, що підлягає видачі за відомостями, може зберігатися в касі понад ліміт п. 2 Вказівки. І доки цей термін не закінчитьсяабо вся зарплата не буде виплачена раніше закінчення цього терміну пп. 4.6, 6.5 Вказівки:

• РКОні на загальну зазначену у відомості суму, ні на суми, що вже видані за відомостями з початку дії її строку, не оформляється;
• у касовій книзі не відображаютьсяні призначені для видачі, ні видані за відомостями працівникам гроші.

На кінець останнього дня терміну дії відомості касир підписує відомість, позначає депоновані суми і передає її в бухгалтерію. Бухгалтер все перевіряє і теж ставить свій підпис. І тільки після цього, але обов'язково того ж дня, бухгалтер складає РКО на загальну фактично видану працівникам суму абз. 3 п. 6.5 Вказівки, а його номер та дату вказує на останній сторінці відомості. Потім касир реєструє РКО в касовій книзі п. 4.6 Вказівки.

Якщо відомостей кілька, наприклад кожен відділ - своя, то не обов'язково складати окремий РКО на кожну з них. Можна зробити один РКО на загальну суму виданої зарплати та додати до нього всі відомості. Відповідно, у всіх відомостях слід проставити номер цього РКО.

У звичайному, незарплатному, РКО вказівка ​​одержувача та його паспортних даних, а також його підпис абз. 2, 3 п. 6.1, п. 6.2.потрібні, щоб в організації залишилося підтвердження того, що вона виплатила певну суму певній людині, а та її отримала. І оформлюють такий РКО до видачі грошей вказаному в ньому одержувачу. п. 6.1 Вказівки.

А ось на момент складання РКО на основі зарплатної відомості:

• гроші вже виданоз каси працівникам за відомостями, причому частина, можливо, у попередні дні;
• підтвердження видачікожному певної суми вже є- це підписи працівників у відомості.

Тому РКО, що складається на основі зарплатної відомості,потрібен тільки для внесення до касової книги запису про видані за відомостями суми та не є підтвердженням передачі грошей.Отже, вписувати чиїсь ф. в. о. у рядок «Видати» та паспортні дані у рядок «По ___» не потрібно. Відповідно, і підписувати РКО за отримувача ніхто не повинен. Саме тому в Вказівці заповнення цих рядків згадується тільки стосовно загального порядку видачі грошей з каса пп. 6.1, 6.2 Вказівки. А для видачі зарплати встановлено розглянутий нами спеціальний порядок, у якому таких правил немає п. 6.5 Вказівки.

Разом з тим на практиці можна зустріти й інші, помилкові, варіанти оформлення РКО:

• <или>на самого касира – його ф. в. о. ставлять у рядку «Видати», а у рядку «По ___» зазначають його паспортні дані. Міркують тут так: зарплату за відомостями видає касир, отже, на його ім'я і має бути виписаний РКО. Це неправильно, оскільки всі гроші в касі, у тому числі й призначені для виплати зарплати, вже знаходяться у касира, адже він – матеріально-відповідальна за касу особа. На того, хто працює касиром, РКО може бути оформлений тільки якщо він при цьому виступає не як касир, а як одержувач грошей. Наприклад, як підзвітник, коли йому доручено купити щось за готівку від імені організації.

Буває, що в організації на одну касу кілька касирів, один з яких старший абз. 2 п. 4 Вказівки, І зарплата видається так: старший касир передає гроші з каси решті, а ті вже за відомостями роздають їх працівникам. Але і в цьому випадку передача грошей між старшим касиром та рештою не оформляється РКО все з тієї ж причини: поки гроші у когось із касирів, вони вважаються каси. Таку передачу фіксують у спеціальній книзі обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма № КО-5) п. 4.5 Вказівки;

• <или>на директора чи головбуха. Формулювання у рядку «Видати» у випадках буває така: «Фомину А.А. на виплату зарплати працівникам за другу половину червня 2015 року», а нижче, у рядку «По ___», зазначаються паспортні дані Фоміна. Це неправильно, оскільки за такого оформлення вийде, що цю суму з каси ви передали названій людині, а вона вже десь в іншому місці має роздати зарплату працівникам. Але цього насправді не було: зарплату видав касир – саме його підпис стоїть у відомості у рядку «Виплату зробив». Звичайно, директор може сам вести касові операції. п. 4 ВказівкиАле тоді він виступає в ролі касира, а на касира, як ми вже сказали, РКО не складається.

У деяких організаціях заведено такий порядок: директор, головбух, начальник відділу, бригадир тощо за оформленими на їх ім'я РКО отримують зарплату для своїх підлеглих у касі, а потім роздають її працівникам за відомостями. Невидані суми вони разом із відомістю повертають до каси з ПКО. Але це невірно. Зарплату має бути видано з каси касиром - така вимога Вказівки № 3210-У абз. 2 п. 6.5, п. 6.2, п. 4, п. 6.1 Вказівкитобто видавати її через підзвітників не можна.

Тому той, хто фактично видає зарплату, має бути призначений касиром із покладанням на нього повної матеріальної відповідальності за довірені йому гроші. Тоді основний касир буде на цей час старшим, а передачу зарплатних грошей роздавачеві потрібно зафіксувати у книзі обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма № КО-5 утв. Постановою Держкомстату від 18.08.98 № 88).

Який день вказати у полі «Дата складання» РКО

Це питання виникає, якщо зарплата видається протягом кількох днів. У Вказівці № 3210-У прямо сказано, що РКО складається на фактично видані суми абз. 4 п. 6.5 Вказівки. Отже, дата складання РКО- це дата закриття відомості,тобто останній день видачі заробітної плати. Це правило пояснюється тим, що заздалегідь невідомо, чи всі працівники прийдуть до каси за зарплатою, отже, не можна передбачити, яку суму буде видано.

У деяких організаціях ставлять дату 1-го дня видачі зарплати (1-й день терміну, зазначеного у відомості), оскільки вважають, що видатковим ордером оформляється доручення директора видати зарплату готівкою, а чи не перерахувати в рахунки працівників. Однак це не так. Таким дорученням служить сама розрахунково-платіжна або платіжна відомість, підписана директором, а безготівкову зарплату перераховують на основі розрахункової відомості Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати (Платіжна відомість), утв. Постановою Держкомстату від 05.01.2004 №1. До того ж з 1 червня минулого року підпис директора в РКО не є обов'язковим.

Зразок оформлення РКО, що складається на підставі зарплатної відомості

Видача заробітної плати здійснюється касиром, проте якщо такої посади в штаті немає через малий розмір підприємства або його територіальну віддаленість, займатися цим може будь-який співробітник, призначений керівником. Робиться це за допомогою наказу з обов'язковим підписом ознайомленого працівника.

Грошова винагорода за виконану роботу видається у рублях.

Відповідно до трудового договору може встановлюватися інші форми. Однак слід пам'ятати про те, що видача заробітної плати має бути на 80% у грошовому вираженні.

Крім того, діє заборона використання для оплатинаркотичних та спиртних речовин, боєприпасів та інших речовин, виключених із вільного обороту.

Як здійснюється видача заробітної плати з каси

Виплата зарплати через касу може здійснюватися як з допомогою виручки, і бути знято з розрахункового рахунки. Якщо вибирається другий варіант, необхідно в чеку вказати мету — видача заробітної плати. Отримані кошти оформляються прибутковим касовим ордером, а виплати видатковими касовими ордерами , це стандартні форми ведення бухгалтерського обліку. Підписувати їх повинен керівник (директор організації, головний бухгалтер) та касир, або особа, яка його заміщає.

В даний час центральний банк більше не встановлює ліміт грошової суми у касіце робить керівник. Крім того, видача заробітної плати через касу може проводитися протягом 5 днів, а не трьох, як це було раніше. Цими днями можливі надлишки касового ліміту.

Перед виплатою заробітної плати касир має перевіритинаступні пункти в документах, що надійшли:

1. Суми коштів прописом та цифрами мають бути однаковими.
2. Повинні бути підписи головного бухгалтера та керівника.
3. Правильність заповнення документів та відображеної в них інформації.
4. Відповідність ПІБ при видачі коштів даних зазначених у паспорті та у платіжних документах.

Видача заробітної плати з каси працівником (касиром) йде у такому порядку:

• відрахувати необхідну грошову суму для видачі працівникові;
• дати розписатися у зарплатній відомості працівникові;
• зробити спільний прорахунок грошової суми із працівником;
• віддати заробітну плату працівникові.

На загальну суму відомості робиться видатковий касовий ордер. Можна проводити виплати без відомості, у разі кожного з працівників складається видатковий касовий ордер.

Якщо після закінчення 5 днів гроші працівником не було отримано у зарплатній відомості, Навпаки його прізвища ставиться відбиток «депоновано». Далі прораховується результат виданої суми відомості, і це сума ставиться у графу «видано».

Залишок грошової суми з прізвищами працівників надається на звірку бухгалтеру, після чого депонована заробітна плата зараховується назад на розрахунковий рахунок.

Якщо працівник звернеться за депонованою заробітною платою, її можуть виплатити разом із наступною заробітною платою, авансом або інший день, встановлений на підприємстві. Порядок видачі таких сум декларується положенням усередині підприємства. Зазвичай працівнику необхідно заповнити заяву. Зазвичай депоновану зарплатню можна отримати протягом трьох років.

Чи можна видати зарплату через підзвітника

Нас іноді запитують: а що буде, якщо зарплату працівникам видати через підзвітника (тобто спочатку призначені для виплати зарплати гроші видати під звіт працівникові, а потім він роздасть їх іншим працівникам)? Таке питання виникає, наприклад, у ситуації, коли потрібно видати зарплату працівникам, які працюють у відрядженні, на віддаленому будівництві, на польових роботах, що знаходяться вдома на лікарняному тощо, тобто коли через касу це зробити неможливо.

Відповідаємо: видавати зарплату через підзвітну особу ризиковано. Тому що під звіт гроші (як готівкою, так і перерахуванням на карту) видають тільки для того, щоб за межами організації розплачуватись із сторонніми юридичними та фізичними особами за товари, роботи та послуги, що купуються у них від імені компанії. А зарплату готівкою має видавати лише касир і лише за розрахунковою чи розрахунково-платіжною відомістю<1>.

Усі операції з готівкою в організації повинні проходити через касу та записуватись у касову книгу. І якщо якісь операції — не лише прибуткові, а й видаткові — пройшли через підзвітника і, відповідно, записи про них до касової книги не потрапили, то це вважається неоприбуткуванням готівки<2>. За це покладено штраф<3>.

Оштрафувати можуть протягом 2 місяців з дня вчинення порушення<4>.

Як же бути? Хто видасть зарплату працівникам, які не мають можливості отримати гроші в касі організації? Звичайно, найзручніший спосіб видачі зарплати співробітникам, які працюють там, де організація не має каси, — перерахування грошей на їхні рахунки (зарплатні картки). Але, на жаль, далеко не завжди люди на це згодні, особливо якщо вони працюють у такій місцевості, де банкомати та відділення банків — рідкість.

Залишаються такі варіанти.

Варіант 1. Надіслати працівникам касира, щоб він видав їм зарплату.Колишній Порядок ведення касових операцій припускав видачу зарплати через роздавачів — працівників, які не є касирами. Нинішнє Положення про них не згадує, але передбачає, що гроші для роздачі зарплати працівникам один касир старший може видати іншим касирам.<5>.

Можна тимчасово призначити касиром і працівника, якому ви збиралися видати зарплатні гроші під звіт спеціально для того, щоб він міг їх роздати співробітникам.

Гроші на зарплату касир має забрати з каси за підписаним керівником РКО. Заяву про отримання грошей директору писати не потрібно, адже це не видача під звіт<6>. Номер РКО впишіть до платіжної (розрахунково-платіжної) відомості. Роздавши зарплату, касир підпише відомість у рядку "виплату зробив". Якщо частина співробітників отримає зарплату з каси, а частина від касира-роздавача, складіть дві окремі відомості.

Якщо готівку касиру-роздавачеві видасть старший касир, можна оформити це не РКО, а записом у формі КО-5<7>. А РКО скласти потім, на підставі підписаної працівниками відомості<8>.

Варіант 2. Працівники видадуть доручення на отримання зарплати іншому співробітнику, наприклад, бригадиру, який отримає гроші в касі і потім роздасть їм<9>. Цей працівник і розпишеться у платіжній відомості за кожного. Перед підписом касир повинен написати "за довіреністю", а саму довіреність або її копію (якщо вона багаторазова) додати до РКО. За вручення грошей працівникам організація у разі відповідальності несе. За те, щоб вони потрапили до працівників у цілості та безпеці, відповідає той, кому видали довіреності.

Або працівники видадуть доручення на отримання зарплати своїм родичам, які мають можливість отримати гроші в касі організації. Довіреності може запевнити роботодавець, тобто до нотаріуса ходити не потрібно. Для цього нехай працівники напишуть доручення наперед.

Варіант 3. Надіслати зарплату поштовим чи банківським переказом.Витрати на переказ несе організація, адже це саме її обов'язок забезпечити своєчасну видачу зарплати працівникам. Крім того, працівник може написати директору заяву про перерахування зарплати на банківський рахунок будь-якої людини.

* * *

Як бачимо, подбати про те, щоб правильно оформити видачу зарплати, не так уже й складно — простіше, ніж платити штраф.

<1>Пункти 4.2, 4.6 Положення Банку Росії від 12.10.2011 N 373-П (далі - Положення).
<2>Пункт 6.1 Положення.
<3>Частина 1 ст. 15.1 КпАП РФ.
<4>Стаття 4.5 КпАП РФ.
<5>Пункт 4.6 Положення.
<6>Пункт 4.4 Положення.
<7>Затверджено Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88.
<8>Пункт 4.6 Положення.
<9>Пункт 4.2 Положення.

М.А.Мартинюк

Експерт з оподаткування

Порядок видачі заробітної плати та інших виплат із каси організації

Попередня3456789101112131415161718Наступна

Сума видачі готівки, призначені для виплати заробітної плати, у т.ч. депонованої, допомоги та інших виплат, встановлюється відповідно до розрахунково-платіжної відомості або платіжної відомості.

Строк видачі готівки на ці виплати визначається керівником та вказується у розрахунково-платіжній відомості або платіжній відомості.

Заробітна плата з каси організації видається у строки, встановлені у правилах внутрішнього трудового розпорядку на умовах, визначених колективним договором або трудовим договором, не рідше за кожні півмісяця.

Видача заробітної плати у встановлені строки за видатковими ордерами не передбачена та є порушенням касового документообігу.

Зарплата та інші суми, що виплачуються у міжрозрахунковий період окремим працівникам (відпускні суми, компенсації при звільненні, матеріальної допомоги, допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами тощо), можуть оформлятися видатковими касовими ордерами без формування відомості.

Тривалість терміну видачі готівки з виплат заробітної плати, допомог та інших виплат не може перевищувати 5 робочих днів, включаючи день отримання готівки з банківського рахунку на зазначені виплати.

При отриманні відомості касир перевіряє наявність підпису головного бухгалтера або бухгалтера (за їх відсутності – підпису керівника) та її відповідність зразку, відповідність сум готівки, проставленої цифрами, сум, проставлених прописом.

Касир отримує гроші в обслуговуючому банку за грошовим чеком, готує суму готівки, що підлягає видачі, і передає відомість кожному співробітнику для підписання. Потім касир перераховує підготовлену до видачі суму грошей таким чином, щоби працівник міг спостерігати за його діями. Видача готівки проводиться полистовим, поштучним перерахунком у сумі, зазначеній у відомості.

Працівник перераховує під наглядом касира полистно, поштучно отримані ним готівку.

Касир не приймає від працівника претензії за сумою готівки, якщо той не перерахував під наглядом касира отримані ним готівку.

При видачі зарплати за довіреністю касир у відомості перед підписом особи, якій довірено отримання готівки, робить запис «за довіреністю». Довіреність або її копія, засвідчена у порядку, встановленому роботодавцем, додається до відомості.

В останній день видачі готівки, призначеної для виплат зарплати, та інших виплат, касир повинен:

– у відомості проставити відбиток печатки (штампу) або зробити запис «депоновано» навпроти прізвищ та ініціалів працівників, яким не видано готівку;

- Звірити зазначені суми з підсумковою сумою у відомості;

- Проставити свій підпис на відомості;

– передати відомість для підписання головному бухгалтеру або бухгалтеру (за їх відсутності – керівнику).

При видачі зарплати організації готівкою може використовуватися книга обліку прийнятих і виданих касиром коштів через раздатчиков. У цьому випадку при отриманні грошей відповідно до відомості для видачі зарплати своєму підрозділу роздавач розпишеться у книзі обліку коштів на строк, встановлений у відомості, а потім ще раз – за наявності залишку під час здачі грошей до каси. У відомостях, виданих касиром роздатчикам, кожним працівником проставляється підпис, і роздавачі передають касиру відомості.

Виплата заробітної плати є невід'ємною частиною господарської діяльностіта будь-якого підприємства незалежно від форми власності. Вимоги російського законодавства до важливого об'єкта обліку ставлять перед бухгалтерської службою завдання фіксації та систематизації значного обсягу інформації.

Для відображення на рахунках обліку операцій з нарахування та виплати заробітної плати, а також різних утримань існує цілий ряд рахунків.

Незалежно від того, кому із співробітників нараховується зарплата і яким способом буде здійснено виплату, у проводках буде задіяно спеціальний рахунок 70. На цьому рахунку збирається та систематизується вся інформація щодо розрахунків із працівниками.

Можна виділити наступні характеристики рахунку:

• є пасивним;
• у кредиті відображаються суми нарахованих виплат працівникам, резерву оплати за вислугу років або відпустки, допомоги, доходів від участі у статутному капіталі;
• у дебеті відображаються виплачені суми, нараховані податки та інші утримання;
• у дебеті відображаються невиплачені вчасно суми;
• аналітика здійснюється за кожним працівником.

Оскільки аналізований рахунок є пасивним, за кредитом рахунки відбивається нарахування, а, по дебету — виплати. Оскільки суми зарплат беруть участь у калькуляції собівартості для зближення податкового та бухгалтерського обліку, передбачається кореспонденція рахунка з рахунками обліку витрат.

У такому разі проведення з нарахування заробітної плати мають вигляд:

Дт 07, 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70

При виплаті заробітної плати рахунок кореспондуватиме з рахунками обліку цінностей. Назва рахунку буде залежати від способу оплати: готівковий або безготівковий розрахунок, продукція, майно, дивіденди. У такому разі кореспонденція виглядатиме наступним чином:

Дт 70 Кт 50, 51, 52, 55, 44, 81

Аналітика ведеться за кожним конкретним працівником відповідно до відкритих субрахунків. Додатковим аналітичним інструментом є особовий рахунок, який відкривається кожного працівника (Т-24).

Відображення відомостей у такому документі здійснюється на підставі інформації, що міститься в первинній документації, із заробітної плати, відпрацьованого часу та інших даних необхідних для розрахунків. Щомісяця на особовому рахунку співробітників фіксуються відомості про всі зароблені суми, премії, компенсації та утримання.

Для того щоб організувати виплату зарплати через касу підприємства, необхідно дотримуватись касової дисципліни та враховувати деякі особливості надходження та вибуття коштів з каси.

Надходження та вибуття

Організація обліку операцій з використанням готівки здійснюється за допомогою спеціально обладнаної ділянки бухгалтерії каси (місце проведення операцій)і визначення ліміту можливого залишку коштів у касі на кінець дня.

Ліміт встановлюється керівництвом підприємства та закріплюється у вигляді розпорядчого документа. Контрольні процедури у сфері дотримання касової дисципліни здійснюються банками і передбачають щорічні перевірки.

Кошти понад ліміт повинні бути переведені на банківський рахунок за винятком днів виплати зарплат, святкових та вихідних днів.

Операції, які проводяться через касу (прихід чи витрата), оформлюються спеціальними касовими ордерами. Ордер, що використовується для оформлення приходу, позначається спеціальним цифровим кодом КО-1 (прибутковий), видатковий – КО-2.

Прибутковий ордерв обов'язковому порядку має бути засвідчено підписом головного бухгалтера або іншої уповноваженої особи, після чого касир може прийняти по ньому готівку.

Особі, яка здійснює внесок готівки, передбачена видача квитанції, засвідченої штампом, печаткою, підписаною касиром та головним співробітником бухгалтерії. Витратний ордертакож обов'язковому порядку засвідчується підписом уповноважених осіб.

Операції за касовими ордерами здійснюються у день складання документів. Не допускаються наявність виправлень, помарок та передача на руки особам, які здійснюють операції. Квитанції до прибуткових ордерів повинні реєструватися в спеціальному журналідля реєстрації орденів сам ордер залишається в бухгалтерії (в касі). Виконані касові документи реєструються у касовій книзі підприємства. Касову книгу та інші касові документи зберігають не менше 5 років.

Особливості видачі

Для виплати коштів працівникам підприємства необхідна відповідна сума у ​​касі організації. Надходження коштів можливе шляхом зняття з розрахункового рахунку або отримання виручки за реалізовану продукцію.

У такому разі будуть виконані такі записи на рахунках:

• Дт 50 Кт 51, 90- надходження коштів у касу з розрахункового рахунку або від продажу продукції;
• Дт 70 Кт 50– виплачено зарплату із коштів у касі.

Варто зазначити, що всі операції з ордерами можуть бути виконані за умовах:

• правильно заповнені усі реквізити;
• засвідчені підписом;
• складені того ж дня, коли має здійснитися операція;
• відсутні виправлення, підчистки.

Контрагенти та фізичні особи, які не перебувають у штаті

Для працівника підприємства виплати здійснюються без складання видаткових ордерів кожного одержувача, використовуючи платіжні відомості. Для осіб, які не перебувають у штаті підприємства, готівка видається при пред'явленні паспорта (іншого рівнозначного документа).

При цьому для працівників підприємства проводиться стандартна проводка з використанням рахунку 70. Для осіб, які не перебувають у штаті, вона набуде вигляду:

Дт 76 Кт 50 - здійснено розрахунок з іншими дебіторами та кредиторами з каси підприємства

Якщо компанія має акціонерів, яким необхідно виплатити з каси дивіденди, варто враховувати їх належність. Залежно від того, працюють власники акцій у компанії чи ні, змінюватиметься характер бухгалтерських записів:

• Дт 84 Кт 70- Нарахування дивідендів для акціонерів працівників компанії;
• Дт 84 Кт 75– нарахування дивідендів для акціонерів, які не входять до штату;
• Дт 75 Кт 50– виплачено дивіденди з каси акціонерам, які не входять до штату;
• Дт 70 Кт 50– виплачено дивіденди з каси працівника підприємства.

Депонована заробітна плата

Незважаючи на загальні правилаведення касових операцій та розрахунок ліміту каси, в день виплати зарплати є можливість зберігати кошти в касі понад встановлений ліміт.

Зберігання коштів допускається протягом 5 днівз моменту вступу. Та зарплата, яка не була отримана вчасно, називається депонованою і має здаватися до банку.

На суми невиплачених зарплат у розрахунково-платіжної відомості робиться запис «депоновано» навпроти прізвищ працівників, які отримали гроші. У рядку підсумку підраховуються фактично видані кошти та депонування, що підлягають, після чого оформляється реєстр сум депонування.

Усі неотримані суми зараховуються на рахунок у банк, проводиться запис:

Дт 51 Кт 50 - депоновані неотримані кошти

Відображення податків та утримань

Необхідність виплати податків із доходу фізичних осібта здійснення різних утримань із заробітної плати є зобов'язанням будь-якого підприємства, що виступає податковим агентом.

При організації таких операцій через касу повинні бути зроблені наступні записи на рахунках:

• Дт 70 Кт 68 (ПДФО)– утримання суми податку із зарплати працівника;
• Дт 68 (ПДФО) Кт 50- Оплата суми податку до бюджету з каси підприємства.

Окрім обов'язкової сплати податків, роботодавець зобов'язаний здійснювати виплати у вигляді внесків до позабюджетних фондів(пенсійний, соціального та обов'язкового медичного страхування). Нарахування таких сум внесків здійснюються за дебетом, виплата – за кредитом. Проводки у разі оплати через касу матимуть наступний вигляд:

• Дт 07, 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кт 69- Нарахування сум внесків;
• Дт 69 (за видами фондів) Кт 50- Виплата внесків з каси підприємства.

Рахунок, призначений для відображення розрахунків із фондами, є активно-пасивнимі може мати різне сальдо наприкінці періоду. Кредитове сальдо означає заборгованість підприємства перед бюджетом, тоді як дебетове свідчить про переплату.

Приклади розрахунку та нарахування заробітної плати представлені в даній інструкції.

Видача готівки з кас підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами (форма NКО-2) або належним чином оформленим іншим документам (платіжним відомостям (розрахунково-платіжним), заявам на видачу грошей, рахункам та ін.) з накладенням на цих документах штампу з реквізитами видаткового касового ордера. Документи видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером підприємства чи особами цього уповноваженими.

У тих випадках, коли на документах, заявах, рахунках та ін., що додаються до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника підприємства, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язковий. Тобто у випадку зазначений реквізит документа (видаткового касового ордера) перестав бути обов'язковим до заповнення.

Складання та реєстрація видаткового касового ордера у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів провадиться у бухгалтерії працівником, відповідальним за ведення відповідної групи операцій (а не бухгалтером-касиром). Після складання та реєстрації видатковий касовий ордер передається безпосередньо касиру для виконання. Видача видаткових ордерів на руки особам, які одержують гроші, не допускається. Пояснення цієї вимоги є очевидним - передача ордера безпосередньо касиру виключає можливість внесення до нього необумовлених виправлень. З цього, зокрема, випливає, що касир формально немає права приймати до виконання ордер, наданий одержувачем тих чи інших сум готівкових коштів. Насправді, якщо така помилка допущена працівником бухгалтерії (ордер переданий одержувачу), найбільш раціональним є уточнення правильності та обгрунтованості виплати сум, зазначених у документі. Здійснюється перевірка за допомогою особистого спілкування з бухгалтером, який оформив видатковий касовий ордер, та уточнення внесення відповідного запису до журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. В іншому випадку будь-яке непорозуміння (з приводу розміру або обґрунтованості сум, що виплачуються) може бути розцінено як помилка касира, а виплачена сума - як нестача коштів з усіма наслідками, що випливають.

При видачі грошей за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, окремій особі касир вимагає пред'явлення документа (паспорта або іншого документа), що засвідчує особу одержувача, записує найменування та номер документа, ким і коли він виданий і відбирає розписку одержувача. Вимога про обов'язкове подання документа, що засвідчує особу, у деяких випадках може здатися зайвою – наприклад, тоді, коли особа одержувача свідомо відома касиру. Однак даний реквізит видаткового касового ордера обов'язковий до заповнення (у разі, коли одержувач є єдиним), а за відсутності такого документа заповнити його неможливо. Якщо документ, що замінює видатковий касовий ордер, складений на видачу грошей декільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, що засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів. Проте в останньому випадку запис про дані документа, що засвідчує особу, на грошовому документі, що замінює касовий видатковий ордер, не провадиться. Порядок ведення касових операцій допускає видачу грошей за посвідченням, виданим даним підприємством, за наявності на ньому фотографії та особистого підпису власника.

Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем лише власноруч чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням отриманої суми: рублів – прописом, копійок – цифрами. При отриманні грошей за платіжною (розрахунково-платіжною) відомостями сума прописом не вказується.

Видача грошей особам, які не перебувають у списковому складі підприємства, провадиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів. Звертаємо увагу на те, що остання вимога є не рекомендаційною, а обов'язковою. Хоча його раціональність є очевидною - терміни виплат за договорами цивільно-правового характеру можуть не збігатися з виплатою заробітної плати в організації і, крім того, кореспонденція рахунків при оформленні контування також може відрізнятися від звичайної.

Видачу грошей касир провадить тільки особі, зазначеній у видатковому касовому ордері або документі, що його замінює. Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, оформленою в установленому порядку, у тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією зазначається прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей провадиться за відомостями, перед розпискою в отриманні грошей касир робить напис: "За довіреністю". Видача грошей за довіреністю провадиться відповідно до вимог, передбачених у п. 15 Порядку ведення касових операцій (з обов'язковою вимогою пред'явлення документа, що засвідчує особу, та перенесення даних із цього документа до відповідного реквізиту видаткового касового ордера). Довіреність залишається у документах дня як додаток до видаткового касового ордера чи відомості.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам виробляються, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомоги із соціального страхування та стипендій касир повинен:

• - у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості проти прізвищ осіб, яким не здійснено зазначених виплат, поставити штамп або зробити відмітку від руки: "Депоновано";
• - скласти реєстр депонованих сум;
• - наприкінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості зробити напис про фактично виплачені суми, що підлягають депонуванню, звірити їх із загальним підсумком по платіжній відомості та скріпити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Гроші відомості видавав (підпис)". Видача грошей касиром та роздавачем по одній відомості забороняється;
• - записати в касову книгу фактично виплачену суму та поставити на відомості штамп: "Витратний касовий ордер N___".

При розрахунках з працівниками готівкою слід враховувати вимоги п. 2.6 Положення про правила організації готівкового грошового обігу на території Російської Федерації, затвердженого Радою директорів Банку Росії (протокол від 19 грудня 1997 р. N 47), відповідно до якого підприємства можуть зберігати у своїх касах готівку понад встановлені ліміти тільки для видачі на заробітну плату, виплати соціального характеру та стипендії не понад три робочі дні (Для підприємств, розташованих у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях, - до п'яти днів), включаючи день отримання грошей в установі банку.

Таким чином, перевищення залишку готівкових коштів над сумою ліміту допускається лише протягом двох днів після отримання грошей на виплату заробітної плати, виплат соціального характеру та стипендій (для організацій, розташованих у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях, – протягом чотирьох днів) ). Якщо після закінчення зазначеного періоду в повному обсязі суми нарахованих виплат видані одержувачам, вони мають бути встановленим порядком депоновані (роздавальні відомості закриті, а невидані суми виведено) і здані за оголошенням до установи банку.

В даний час ця форма розрахунків, як і раніше, продовжує залишатися найбільш поширеною - особливо в організаціях малого та середнього бізнесу, а також в організаціях, розташованих у сільській місцевості.

При використанні такої форми розрахунків виплата нарахованих сум відображається за дебетом рахунка 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" та кредитом рахунку 50 "Каса". Депоновані суми списуються з дебету рахунки 70 у кредит рахунки 76 "Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами" субрахунок "Розрахунки за депонованими сумами", а згодом - при здійсненні фактичних виплат - з дебету рахунку 76 у кредит рахунки 50.

Наприклад, працівникам організації за другу половину травня місяця нараховано заробітну плату на загальну суму 300 000 руб. Протягом виплатного періоду (5-7 червня) через касу організації видано 275 000 руб. Невидані суми депоновано та видано 15 червня.

У бухгалтерському обліку будуть зроблені проводки (проводки, якими відображається нарахування та утримання ПДФО та ЄСП не наводяться, як такі, що не належать до розглянутої теми):

Дебет 50 Кредит 51 "Розрахункові рахунки" - 300 000 руб. - у сумі коштів, отриманих банку для виплати зарплати.

Дебет 70 Кредит 50 – 275 000 руб. - на суму здійснених виплат. Дебет 70 Кредит 76 – 25 000 руб. - на суму депонованої заробітної плати.

Дебет 51 Кредит 50 – 25 000 руб. - на суму готівки, зданої в банк за оголошенням.

Дебет 50 Кредит 51 – 25 000 руб. - на суму готівки, отриманої для виплати депонованих сум.

Дебет 76 Кредит 50 – 25 000 руб. - на суму здійснених виплат.

Існують регламентовані терміни для виплати заробітної плати працівникам через касу підприємства. Щоб не порушити вимоги трудового законодавствата правил внутрішнього розпорядку, потрібно вивчити основний алгоритм видачі зарплати, що відповідає нормам закону.

Локальний нормативний акт - ось що потрібно фірмі, щоб закріпити основний порядок, встановлену форму, прийнятий термін та дозволене місце видачі зарплати. Таке правило зафіксовано Трудовим КодексомРосії. Як офіційний бланк може виступати затверджений внутрішній розпорядок в організації або підписаний сторонами колективний договір. Видача зарплати з каси може бути затверджена й у індивідуальному трудовому договорі із конкретним працівником фірми.

Причому за бажанням співробітника зарплата може перераховуватися на вказаний розрахунковий рахунок, а не обов'язково видаватися на руки з каси фірми. Якщо він готовий отримувати її готівкою, видати її мають у місці безпосереднього виконання трудових обов'язків за загальним правилом, закріпленому статтею 136 ТК РФ. Безумовно, що на момент регламентованої за терміном грошової виплати необхідна сума має перебувати у касі підприємства.

Джерело виплати зарплати на підприємстві

Законодавець закріпив 2 основні джерела виплати заробітної плати:

• грошима, які касир чи інша матеріально-відповідальна особа заздалегідь зніме з розрахункового рахунку у банку
• виручкою за товари, роботи, послуги, що надійшла цього дня до каси підприємства на законних підставах

Обидва варіанти допустимі та визначаються специфікою роботи фірми.

Дата та термін виплати заробітної плати з каси

Якщо аж до вересня 2016 року законодавець не диктував чітких термінів видачі зарплати з каси, то вже з 3 жовтня поточного року діє таке правило: заробітна плата має бути видана у строк до 15 календарних днів з моменту закінчення періоду, за роботу якого вона належить працівникові .

Раніше теж діяло так зване «правило півмісяця», але зумовлене воно було вимогою законодавства про виплати заробітної плати працівникам не рідше ніж кожні ½ місяці. Через це роботодавець зобов'язаний був розбити видачу винагороди щонайменше ніж на 2 виплати, зазвичай це аванс та зарплата.

Зміни виникли внаслідок прийому поправок до чинних статей Кодексу. Вони були затверджені у червні 2016 року з терміном початку їхньої дії 3 жовтня 2016 р. Згідно з новими правилами аванс необхідно виплатити не пізніше 30 числа, а зробити остаточний розрахунок зі співробітником – до 15 числа наступного порядку місяця.

Видача зарплати з каси в 2016 році має бути проведена не в якийсь період часу, а в певний день. Більше того, чиновники відомства рекомендують не відкладати видачу винагороди на останні дні терміну за регламентом, а виплатити аванс до 20-х чисел місяця, а розрахунок до 5-го.

Причому, у правилах внутрішнього розпорядку не можна вказати «видати не пізніше … числа», у документі має бути прописана конкретна дата: 5 числа кожного місяця або останній день місяця залежно від особливостей реалізації бізнес-процесів та прийнятого на практиці документообігу.

Хоча виплата зарплати через касу на багатьох підприємствах не використовується, оскільки всі перерахування працівникам, чи то оплата за працю, чи відшкодування виробничих витрат за авансовими звітами, знати нові вимоги законодавства необхідно.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.