Что писать в расходном кассовом ордере. Расходный кассовый ордер: определение и нюансы заполнения. Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2018 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдаче наличных на командировочные расходы;

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2018 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в журнале регистрации, а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, по которому производится выдача наличных денег из кассы. Он имеет унифицированную форму КО-2.

В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим, как правильно заполнить этот документ, выясним, что происходит после его составления, и какие существуют особенности использования КО-2 у индивидуальных предпринимателей.

Основанием для расходования наличных денег, кроме выдачи заработной платы является:

• приказ руководителя о выделении средств, для нужд оплаты услуг или товаров для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств (внесенными изменениями от 19.06.2017 № 4416-У в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

  Для выдачи денег в подотчет получать от работника заявление необязательно, достаточно Приказа руководителя;

• выдача наличных денежных средств на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Порядок и правила заполнения расходного кассового ордера

Заголовок РКО:

• указывается название предприятия и структурного подразделения (при наличии);
• если структурных подразделений нет — в соответствующей строке ставится прочерк.

«Код ОКПО»:

• заполняется из документов государственной статистики, выданных при регистрации предприятия;
• при отсутствии кода ОКПО — строка не заполняется.

«Номер документа»:

• нумерация РКО делается с начала календарного года — по порядку;
• нумерация должна быть непрерывной на протяжении всего года.

«Дата составления»:

• дата составления ордера должна совпадать с датой выдачи наличных денежных средств из кассы;
• формат даты — ДД.ММ.ГГГГ, но если число дня (месяца) меньше десяти — впереди числа дня (месяца) ставят ноль.

«Дебет» и «Кредит»:

• заполняются предприятиями, ведущими бухучет, согласно утвержденному плану счетов учета;
• ИП на УСН не заполняют эти графы.

«Сумма, руб., коп.»:

• указывается сумма расхода денежных средств из кассы;
• сумма проставляется в рублях и копейках через знак «,».

«Код целевого назначения»:

• заполняется в случае использования предприятием системы кодирования расхода (прихода) денежных средств;
• во всех остальных случаях эту графу заполнять нет необходимости, достаточно поставить прочерк.

«Выдать»:

• в дательном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которому нужно выдать деньги (например, деньги из кассы организации получает Сидоров Петр Иванович);
• в поле «Выдать» заполняется: Сидорову Петру Ивановичу.

«Основание»:

Указывается вид расхода:

• зарплата;
• подотчет;
• займ (прочее).

«Сумма»:

• сумма расхода денег из кассы указывается пописью;
• рубли — прописью, копейки — цифрами.

«Приложение»:

• указываются первичные документы, которые прилагаются (приказы, договора, доверенности, квитанции);
• номера и даты прилагаемых документов также необходимо указать.

«Получил»:

• заполняется получателем денежных средств;
• сумма к получению заполняется прописью (с начала строки, с заглавной буквы);
• рубли — прописью, копейки — цифрами;
• получатель ставит свою подпись и дату (получения денег) ниже.

«По»:

• указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, которое получает деньги;
• строка может заполняться как кассиром, так и получателем.

«Выдал кассир»:

• заполняется кассиром после того, как деньги были выданы из кассы;
• кассир расписывается и указывает фамилию, имя и отчество.

Расходный кассовый ордер формы КО-2 остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Порядок выдачи денежных средств по РКО

Получить деньги по РКО можно только после предоставления документа, который удостоверяет личность получателя (паспорт или другой документ). Также расходный кассовый ордер может быть составлен по доверенности (от получателя).

Сначала кассир подготавливает необходимую сумму к выдаче и передает получателю. Получатель должен написать ручкой (синей или черной пастой) расписку в кассовом ордере в получении денежных средств и ставит подпись и дату. Кассир пересчитывает сумму к выдаче и выдает получателю. Получатель под наблюдением кассира считает деньги. Кассир подписывает бланк расходного кассового ордера.

В случае если получатель этого не сделает, наличность из кассы считается недостачей, что грозит взысканием денег с кассира.

В случае если деньги были выданы по доверенности, этот документ прикладывается к РКО.

Особенности использования РКО у ИП

Напомним, что в июне 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. В соответствии с этим Указанием для индивидуальных предпринимателей на УСН были введены некоторые упрощения.

ИП могут не составлять РКО на операции с собой:

• выдача денежных средств на личные нужды ИП;
• выдача из кассы денег ИП для внесения на расчетный счет.

Неизменными остается составление расходных кассовых ордеров на такие операции с прочими лицами, как:

• выдача денег подотчетному лицу;
• выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.

Скачать бланк расходного кассового ордера

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна?

Как заполняется бланк расходного кассового ордера КО-2

Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можно здесь). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД — 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

• «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
• в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
• «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
• поле «Кредит» — указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
• графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
• код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.

Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» — так же целиком.

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12. Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

Приходный и расходный кассовый ордер

Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Расходный кассовый ордер является первичным документом, который в обязательном порядке оформляется при выдаче из кассы. Расходник имеет унифицированную форму КО-2. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер? Скачать бланк форма КО-2 можно в конце статьи. Предлагаем также вашему внимание пример оформления документа, скачать который можно по ссылке внизу статьи.

Расходный кассовый ордер форма КО-2

Документу присваивается индивидуальный номер согласно журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ставится дата заполнения бланка, которая равна дате выдачи денег из кассы.

Вверху формы пишется наименование организации и ее код ОКПО.

Далее нужно указать корреспондирующие счета бухгалтерского учета, которые участвуют в операции выдачи наличных средств. В графе «дебет» ставится номер счета в зависимости от назначения выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 - при выдаче зарплаты сотрудникам, счет 76 (60) - при оплате услуг, работ, ТМЦ сторонним организациям). Если по указанному счету ведется аналитический учет, то его также нужно указать в соответствующей графе бланка. В графе «кредит» пишем счет 50 «Касса».

В графе «сумма» – пишется выдаваемая сумма денежных средств цифрами.

Графы «код структурного подразделения» и «код целевого назначения» заполняются в том случае, если на предприятии есть соответствующие системы кодирования.

Под таблицей в строке «выдать» пишем ФИО лица, которому выдаются деньги по данному бланку ордера.

«Основание» – указываем содержание операции.

«Сумма» – прописью, с большой буквы пишется выдаваемая сумма, оставшееся пустое место заполняется прочерком, копейки цифрами.

В «Приложении» к бланку ордера указываются документы, прилагаемые к бланку расходного кассового ордера и служащие обоснованием выдачи наличных.

Подписывает расходник главный бухгалтер, руководитель предприятия. Скачать образец заполнения ордера можно ниже.

Теперь на основании заполненного таким образом бланка формы КО-2 можно выдать деньги из кассы. После чего сотрудник компании либо представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выдачи суммы, для этого он заполняет строки «получил», «дата», «подпись».

В строке «по» пишутся реквизиты документов, которые подтверждают его личность (например, паспорт).

Внизу расходного кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.

Все расходные кассовые ордера подлежат обязательной регистрации в журнале приходных и расходных кассовых документов форма КО-3, скачать которой можно по .

Образец заполнения приходного кассового ордера, который оформляется при поступлении денег в кассу, можно посмотреть и скачать в , там же можно скачать и сам бланк приходного ордера.

Видео-урок. Как заполнить расчетно кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция

Практический видео урок по заполнению расчетно кассового ордера в 1С Бухгалтерия 8.3. Урок ведет эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников” Ольга Ликина, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент”. По этапам разбирается ключевые аспекты заполнения ордера.

Статья раскроет основные моменты, касающиеся расходного ордера кассы. Для чего он необходим, как выглядит, каким образом его заполнять – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выплата из кассы организации денег в наличном виде сопровождается определенными документами. Расходный ордер – один из них. Как правильно его заполнить, чтобы в дальнейшем не возникло проблем?

Общие моменты

Выдача финансов из кассы возможна несколькими путями:

• с помощью ;
• при помощи ;
• используя расходный кассовый ордер.

Выдавать деньги из кассы с помощью ордера можно не только сотрудникам (при выплате заработной платы), но и работнику кассы для передачи им денег в банк.

Оформление кассовых операций в организации и их учет оформляются с помощью ордеров – расходных и . Расходный ордер необходим для выплаты наличности из кассы. Форма его – КО-2.

При его использовании выдача денег происходит в следующих ситуациях:

Для получения финансов по ордеру получателю необходимо предоставить паспорт или другой документ, который подтверждает его личность. После получения средств пишется .

Если при оформлении кассового ордера расписки не обнаружится, то выплаченные деньги считаются недостачей. С кассира взимается вся сумма полностью.

Также по расходному ордеру можно получить наличные средства по доверенности. При этом необходимо указать личные данные доверенного лица (полностью).

Хранить нужно в сейфе или в кабинете, который охраняется. Если необходимо взять документ, то нужно письменное разрешение от руководящего лица компании или старшего бухгалтера.

Документ разрешено брать только на время работы, в конце дня его необходимо положить на место. Кассовый ордер хранится 3 года. Если счета отсутствуют – 75 лет.

При выдаче финансов под отчет необходимо указать следующую информацию:

• выдаваемая работнику сумма;
• срок;
• подпись руководящего лица учреждения;
• дата получения средств работником.

Определения

Ордер кассы	Одна из главных форм движения финансов по кассе
Расходный кассовый ордер	Первичный документ учета операций кассы, согласно которому выдаются деньги
Журнал регистрации ордеров	Книга, применение которой необходимо при регистрации приходных и расходных ордеров из кассы, ведомостей и заявлений
Кассовая книга	Документ, имеющийся в организации, и применяемый для учета средств, которые поступают в кассу и выдаются ею. В организации она должна быть одна. В книгу кассир обязан ежедневно записывать сумму, которая осталась в кассе. Подпись книги руководителем и главным бухгалтером обязательна

Какова роль документа

Расходный ордер кассы необходим для учета выплат наличных средств из кассы организации. Он является основанием для выдачи финансов.

Законодательная база

Дата в документе проставляется та, когда выдавались деньги из кассы. В расходном ордере необходимо обязательно указать такие разделы:

Выделяют следующие этапы в составлении РКО:

1. Бухгалтер оформляет документами осуществление хозяйственной операции в тех случаях, когда – выдается заработная плата или , наличные под отчет и прочее.
2. Осуществление самоконтроля денег, которые были внесены.
3. Передача ордера главному бухгалтеру для подписи.
4. Подтверждение цели выдачи средств, поступление документа в кассу.
5. Проверка кассиром на правильность составления и наличие подписей.
6. Сверка данных получателя, выдача финансов.

Какой указать код целевого назначения

Код целевого назначения указывается в том случае, если финансы поступили в кассу в порядке целевого финансирования.

Для выдачи зарплаты коды целевого назначения в расходном кассовом ордере указываются следующие:

Коды целевого назначения в расходном кассовом ордере в бюджете следующие:

Образец заполнения

Для бланка расходного ордера кассы существует унифицированная форма – КО-2.

Инструкция по заполнению:

Указать название учреждения	Которое выдает документ
При наличии структурного подразделения	Указать
Номер документа	Обязателен
Проставить дату	Выдачи денег из кассы
В поле «Дебет» указать код структурного подразделения	Из которого выдаются финансы – номер счета и субсчета
В графе «Кредит»	Проставить номер счета бухгалтерии
Сумму, которая выдается	Прописывается цифрами
В графе «Выдать»	Указываются личные данные получателя
В поле «Основание»	Написать содержание хозяйственной операции, например, аванс
Написать реквизиты первичной документации	Которая прилагается к ордеру

Подписи (руководящего лица организации и старшего бухгалтера) и их расшифровки обязательны.

После этого идут поля, которые должен заполнить получатель денег:

• указывается сумма полностью (буквами), копейки – цифрами;
• дата получения и личная подпись.

Возникающие нюансы

При ведении расходного кассового ордера имеются нюансы, о которых важно знать. Заполнять документ нужно в тот день, когда выдаются деньги.

Сумму прописывает получатель, а не кассир. Дубликаты кассового ордера не разрешены, документ создается в единственном экземпляре.

Также не разрешены исправления или прочие помарки, такой ордер будет считаться недействительным. Этот документ является официальным, поэтому наличие штампа организации обязательно.

Если расходный кассовый ордер предназначен для выдачи заработной платы сотрудникам, то для каждого рабочего создается отдельный.

Бывают исключения – составлять ордер можно на несколько сотрудников, но сумма при этом указывается для каждого из них отдельно. Из этого ордера формируется специальная ведомость.

Особое внимание при заполнении ордера необходимо уделить графе «Основание». Часто ее не заполняют и оставляют пустой. Так делать нельзя.

Это обязательный для заполнения раздел. Основание считается учетным элементом использования финансов. От его заполнения зависит правильность выплаты.

Например, при выдаче заработной платы нужно будет выплатить конкретную сумму и оплатить налоги. Заполнять расходной ордер можно от руки или используя современную технику для печатания.

Если передается контроллером в кассу

Прежде чем попасть в кассу, расходный ордер необходимо зарегистрировать в специальном . Ордер необходимо погасить и приложить к кассовой книге.

При передаче контроллеру для проверки

Обязанность контроллера состоит в проверке расходного ордера из кассы.

Получив документ, он проверяет следующее:

• имеются ли подписи уполномоченных лиц организации, также устанавливается их подлинность;
• правильно ли оформлен ордер и все ли реквизиты указаны;
• прилагаются ли необходимые приложения и справки.

Если обнаруживается хотя бы одно нарушение, контроллер возвращает документ на исправление.

Таким образом, без наличия расходного ордера кассы выдача наличных средств недопустима. Заполняется бланк в соответствии с требованиями, подписи руководителя организации и бухгалтера обязательны.

Прежде чем поступить в кассу, документ необходимо тщательно проверить. Кассовую дисциплину нарушать нельзя.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, по которому производится выдача денежной наличности из кассы. Имеет унифицированную форму: форма № КО-2 .

Выдача денег по расходному кассовому ордеру возможна только после предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Он в свою очередь пишет расписку шариковой ручкой с синей или черной пастой или чернилами в получении денежных средств, с указанием суммы прописью (копейки указываются цифрами). При отсутствии расписки в расходном кассовом ордере, выданная денежная наличность из кассы считается недостачей, а это чревато денежными взысканиями с кассира.

Правила заполнения расходного кассового ордера (РКО)

В строке Организация указывается полное наименование организации, которое выдает из кассы денежные средства и его код по ОКПО.

Если выдача денег производится в структурном подразделении организации, то необходимо заполнить поле Структурное подразделение (а именно - наименование). В противном случае ставится прочерк.

В графах бланка расходного кассового ордера Номер документа и Дата составления указываются порядковый номер расходного кассового ордера и дата выдачи денег из кассы.

Код структурного подразделения указывается обособленные подразделения предприятия согласно кодам, которые им присвоены.

В графе бланка расходного кассового ордера Корреспондирующий счет прописывается счет в дебет которого относится денежная сумма, выдаваемая из кассы.

В графе Код аналитического учета указывается код по системе аналитического учета.

В графе бланка расходного кассового ордера Кредит указывается счет 50 (т.к. деньги выдаются из кассы). В графе Сумма цифрами указывается сумма выданных денежных средств.

Графа Код целевого назначения заполняется в случае, когда деньги выдаются в порядке целевого финансирования (это ориентировано для некоммерческих организаций).

В графе Основание указывается содержание операции по выдаче денег (к примеру: «сдана выручка в банк», «выдано в подотчет» и пр.).

В строке расходного кассового ордера Сумма с заглавной буквы прописью указывается сумма выданных денег (копейки прописываются цифрами), пустое место прочеркивается.

В «Приложение» указываются все реквизиты приложенных документов (наименование, номер и дата составления), на основе которых выдается денежная сумма из кассы (к примеру: заявление сотрудника, расчетно-платежная ведомость и т.д.).

Получил лицо, получаемое деньги, пишет полученную сумму прописью, пустое место прочеркивается.

В строке бланка расходного кассового ордера По указываются реквизиты документа, удостоверяющие личность получателя.

Форма выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и уполномоченным лицом. КО-2 регистрируется в журнале по форме КО-3 (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров).

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются. <>strongВыдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления .

Начиная с 2012 года проверкой соблюдения кассовой дисциплины занимаются налоговые службы. Как показывает практика, наличие нужных документов и их правильное оформление - залог успешных проверок. К денежным документам относится и расходный кассовый ордер. Помимо того, что он фиксирует выдачу денежных средств из кассы, РКО дополнительно является связующим звеном бухгалтерских проводок. Приведём образец правильного заполнения расходного кассового ордера и расскажем о нюансах его использования.

РКО - бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту - РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

• Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
• Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
• Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
• Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

• Индивидуальные предприниматели;
• Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

• Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
• Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
• Выдача наличных средств на командировочные расходы;
• Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
• Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
• Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
• Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно . Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Поле	Что содержит
«Организация»	Наименование организации, оформившей РКО.
«Номер документа»	Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация. Все бланки РКО-2 нумеруются согласно реестру РКЛ без пропусков и дублирования одинаковых номеров. Зачастую регистрационная книга заводится на предприятии с началом нового календарного года.
«Дата составления»	Дата оформления расходного кассового ордера.
«Код структурного подразделения»	Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение.
«Корреспондирующий счёт, субсчет»	Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
«Код аналитического учёта»	Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.
«Кредит»	Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 - «Касса».
«Сумма, руб. коп.»	Расходуемая из кассы сумма цифрами.
«Выдать»	Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства.
«Основание»	Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.
«Сумма»	Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты.
«Приложение»	Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.
«Получил»	Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру. Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках.
«По»	Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено».

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

• предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
• перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
• подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
• выдача денег сотруднику;
• обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
• выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
• все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

• выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
• незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Из кассы предприятия выдаются деньги для сдачи в кассу обслуживающего банка. В таком случае деньги в банк отправляются с кассиром либо сдаются службе инкассации. РКО в этом случае может выглядеть следующим образом.

Если материальная помощь оказывается одному лицу, то оформлять платёжную ведомость необязательно. Достаточно подписи в бланке РКО. Допускается оформление выдачи материальной помощи группе лиц по одному РКО, для чего необходимо обязательное оформление платёжной ведомости.

Расходный кассовый ордер (КО-2) - необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.